Word文档技巧：10个让你的生活更轻松的 Microsoft Word高级功能

如果没有它的高效功能，Microsoft Word 就不会成为现在的工具。这里有几个功能可以每天为你提供帮助。

每个人都知道Clippy。但是你和 Pilcrow 是朋友吗？如果是，那么你对 ​​Microsoft Word 的了解比大多数人都多。你知道寡妇线吗？扩展剪贴板？ 如果你想真正精通该软件，你应该了解许多鲜为人知的 Microsoft Word 功能。以下是一些可以让你的工作和生活更轻松的 Microsoft Word 高级功能。

1. 不受干扰：隐藏功能区并全屏显示

作家想要和平。由于 MS Word 包含了很多功能，因此当你只想无干扰地查看文本时，它会感觉有点混乱。

隐藏功能区菜单

你可以使用快捷方式隐藏功能区。按Ctrl + F1从视图中切换功能区。

你还可以将功能区的行为更改为在不需要时自动隐藏。为此，请单击功能区显示选项图标（在最小化图标旁边）并选择自动隐藏功能区。

无干扰阅读

无干扰阅读是 Word 2010 及更高版本中提供的更专业的功能。虽然主要是为支持触控的平板电脑设计的，但阅读模式也适用于日常笔记本电脑。要快速访问它，请按Alt，然后同时 按W + F。 （可选）使用按钮：

• 查看 > 阅读模式（在功能区菜单上）。
• 右侧 的阅读模式按钮（在状态栏上）。

你可以用手指双击或用鼠标双击来放大并使表格、图表和图像等图形填满屏幕。

2. 用大纲视图重新组织

概述你的主要想法并快速完成初稿是提高写作效率的万无一失的技巧。如果使用得当，大纲视图可以将处理大型文档的工作效率提高 50%。 在功能区上，转到“视图”选项卡，然后单击“大纲”。 大纲视图通过重新排序文本块和九级标题，帮助你微调复杂文档的组织。大纲视图会显示一个名为Outlining的特殊工具栏，其中包含用于提升或降级所选文本的控件。使用控件隐藏或显示选定的文本。

• 想要到达长文档中的特定点？切换到大纲视图并跳转到特定的标题级别。
• 想快速起草？在大纲视图上规划主要部分，然后切换到其他布局来编写正文。
• 想要通过移动大量文本来重新组织报表？拖放标题不仅可以移动该标题，还可以移动其下的所有子级别和正文。使用上下箭头来操作它们。
• 想要快速格式化标题？使用标题 1、2 和 3，而不是更改大小和使用大写。

3. 使用 Word 作为快速头脑风暴工具

双击任意位置并开始输入。如果你不想，你无需费心定位光标。这是最接近自由式写作的 MS Word。Click and Type自 Word 2002 起就已存在。该功能仅适用于“打印版式”视图或“Web 版式”视图。 虽然这对于插入文本和图形非常有用，但你也可以将其用作自由形式的思维导图工具进行即兴的头脑风暴。

4. 分三步将表格转换为图形

选择：包含大量数据的格式整齐的表格还是设计精美的图表，可以为你可视化这些数据？ 作为视觉动物，选择后者通常是不费吹灰之力的。Word 可以轻松地将表格信息转换为图表。当你没有太多表格数据时，请在 Word 中创建图表，而不是过度使用 Excel。选择包含数据的表，然后执行三个步骤：

1. 单击功能区上的插入选项卡。
2. 单击文本组中的对象工具并打开对象对话框。
3. 从对象类型列表中，选择Microsoft Graph Chart。单击“确定”。

Word 将表格数据显示为一个整洁的柱状图。修改出现的数据表。 你还可以使用不同的图表类型来设置此图表的格式。去做这个：

1. 双击你的图表。
2. 右键单击图形边界框内的空白区域。
3. 选择图表类型。

你还可以使用 Microsoft Word通过形状功能创建令人惊叹的流程图。

5. 在 Word 中写方程

令人惊叹的 不仅仅是Excel 公式。公式编辑器一直是 MS Word 的一个重要功能。在最新版本的 Word 中，它简称为方程式。要使用它，请选择“插入”>“方程”>“插入新方程”。

使用方程式工具栏设计你自己的数学、物理或化学高级方程式。Word 为你提供了许多众所周知的方程式，只需单击一下即可插入。

6. 在剪贴板中保存 24 个项目

Office 剪贴板可以容纳 24 个项目，并且可以在所有 Office 文件之间互操作。在主页选项卡中，单击剪贴板旁边的小下拉箭头以显示左侧的面板。对于快捷方式，按 Ctrl + C 两次以打开剪贴板面板。 这种容纳能力使你能够剪切和复制多个元素，并将它们移动到文档内或打开的 Office 程序之间的任何位置。

使用剪贴板的选项来控制其功能。例如，你可以禁用“复制时在任务栏附近显示状态”，它会在 Word 窗口的右下角显示你已复制的项目数。它默认启用。 有关的：如何像专业人士一样在 Microsoft Word 中使用页眉和页脚

7. 随时随地翻译语言

Microsoft Office 使用 Microsoft Translator 处理所有翻译。使用“审阅”选项卡中的“翻译”功能。翻译一个词或一个句子。或者，翻译整个文档并将其显示在单独的 Word 文档中。 该转换器选项卡出现在右边，你可以选择和改变语言。使用此侧边栏突出显示每个单词并完整探索它们的含义。

8. 使用字距美化字体

字距调整两个独立字母之间的间距以获得更好的视觉效果。在设计文档时，每种字体都需要自己特定的字距调整。当你在 Word 上使用大字体（例如电子书封面）进行设计时，字距调整变得很重要。 默认情况下，Word 已关闭字距调整，通常你不需要理会它。但是假设你需要提交一份五页的作业。通过增加字母之间的宽度而不是写绒毛来节省精力！

单击字体上的小弹出箭头（在主页选项卡上）。或者，按Ctrl + D。转到高级选项卡。选中字体字距调整复选框。通过在框中输入较小的磅值进行试验。请记住，某些字体和字体大小在字距调整时看起来不太好。

9. 检查你的文件

今天，一个重要的 MS Word 功能是协作，但你也必须注意安全性。Word 中的文档检查器可帮助你检查文档中是否有要保密的任何信息。 每当你创建甚至编辑文档时，一些用户信息都会自动添加到文件中。文档检查器可帮助你在共享文档之前清除此类信息。 要访问文档检查器，请转到“文件”>“信息”>“检查文档”>“检查问题”>“检查文档”。

你可以通过选中复选框来检查隐藏的内容。检查后，任何包含敏感数据的类别都会得到一个感叹号。在全部删除每个类别按钮删除数据和最终确定的文件。

10.利用隐藏文本的好处

隐藏文本是一种非打印字符属性，它很有用。隐藏文本在许多情况下很有用：

• 通过隐藏答案来创建一个简单的测验。
• 通过插入隐藏文本来控制某些特定打印作业的布局。
• 打印文档的两个版本。一方面，隐藏部分文本。你不需要创建两个副本或删除文档的任何部分。
• 暂时隐藏你不希望其他人看到的机密信息。

另一方面，我们展示了如何在 Word 中为人们无法删除的文本添加水印。 隐藏或取消隐藏文本：

1. 选择要隐藏的文本或隐藏的文本。
2. 单击主页 > 字体对话框 > 字体。
3. 选择或清除隐藏复选框。

打印隐藏文本：

1. 转到文件选项卡> 选项 > 显示。
2. 选中隐藏文本复选框。
3. 选中打印隐藏文本复选框。
4. 单击确定。

非打印字符是格式标记，它使你能够对文档的布局进行故障排除和微调。例如，如果单词需要单倍行距；你的段落必须用正确的换行符隔开；所有标签都应该对齐；表格单元格的格式必须整齐，等等。 Pilcrows、制表符、空格、换行符、分页符、对象锚点和隐藏文本只是用于控制 Word 文档布局的一些非打印元素。你可以在需要时删除分页符，或通过单击主页选项卡上的 Pilcrow 按钮显示非打印字符。或者，按Ctrl + *。

在 Word 中使用这些生产力秘诀

使用这些高级 Microsoft Word 提示，你将立即加快工作流程。无论你是想通过学校论文、工作项目还是个人项目，这些提示都将帮助你掌握 Word。 除了这些提示之外，你还可以使用 Word 执行更多操作。例如，你知道你可以制作精美的封面吗？