Microsoft access数据库实例教程:通过示例学习MS Access

2021年11月7日19:56:33 发表评论 1,030 次浏览

access数据库实例教程:什么是 Microsoft Access?

Microsoft Access是 Microsoft 提供的数据库管理系统。它使用 Microsoft Jet 数据库引擎并作为 Microsoft Office 应用程序套件的一部分提供。

Microsoft Access 提供了数据库功能和编程功能来创建易于导航的屏幕(表单)。它可以帮助你分析大量信息,并有效地管理数据。

access数据库入门教程:重要术语和基本对象

现在在这个 Microsoft Access 教程中,我们将了解 MS Access 中的一些重要术语和基本对象:

数据库文件:

它是一个存储整个数据库的文件。数据库文件保存到你的硬盘驱动器或其他存储设备。6.5M十大行为面试问题和答案

数据类型:

数据类型是每个字段的属性。每个字段都有一种数据类型,如文本、数字、日期等。

  • 表是以行和列格式存储数据以存储数据的对象。
  • 一个表通常与数据库文件中的其他表相关。
  • 每列必须有唯一名称
  • 我们还可以在表中定义主键。

查询

  • 查询通过根据搜索条件选择、排序和过滤数据来回答问题。
  • 查询显示基于你提供的标准(限制)的数据选择。
  • 查询可以从一个或多个相关表和其他查询中提取。
  • 查询类型可以是 SELECT、INSERT、UPDATE、DELETE。

表单

  • 表单是一个数据库对象,你可以使用它为数据库应用程序创建用户界面。
  • 表单可帮助你显示表格中的实时数据。它主要用于简化数据输入或编辑过程。

报表

  • 报表是桌面数据库中的一个对象,主要用于格式化、计算、打印和汇总所选数据。
  • 你甚至可以自定义报告的外观。

宏是微型计算机编程结构。它们允许你在表单中设置命令和流程,例如搜索、移动到另一条记录或运行公式。

模块:

模块是你可以使用 Visual Basic for Applications (VBA) 编写的过程(函数)。

access数据库用法指南:Microsoft Access 数据类型

MS Access 常用数据类型如下:

数据类型描述尺寸
Short Text文本,包括不需要计算的数字。(例如,手机号码)。最多 255 个字符。
Long Text此数据类型用于冗长的文本或字母数字数据。最多 63, 999 个字符。
Number用于存储数学计算的数字数据类型。1、2、4、8 和 16 字节。
Date/Time存储 100 到 9999 年的日期/时间。8 个字节。
Currency它允许你存储一到四位小数的货币值和数字数据。8 个字节。
Auto Number创建任何新记录时,分配一个唯一编号或由 Microsoft Access 分配。通常用作主键四个字节(如果设置为复制 ID,则为 16 个字节)。
Yes/No它只存储逻辑值 Yes 和 No。1 位
Attachment它存储文件,例如数码照片。每个记录可以附加多个文件。最多
可存储2 GB 数据。
OLE 对象OLE 对象可以存储音频、视频和其他二进制大对象。最多
可存储2 GB 数据。
Hyperlink存储的文本或文本和数字的组合。该文本用作超链接地址。超链接数据类型的每个部分最多可存储 2048 个
字符。
Calculated帮助你创建使用来自一个或多个字段的数据的表达式。你可以创建一个使用来自一个或多个字段的数据的表达式。

Access 和 Excel 之间的差异

access数据库入门教程:Microsoft Access 和 Excel 非常相似但又非常不同。这里,是两者之间的一些重要区别点-

AccessExcel
处理文本、数字、文件和各种数据Microsoft Excel 一般处理数值数据
所有数据一次性存储在一处。许多工作表或文档都是具有相似重复数据的存储。
帮助你构建功能强大的数据输入表单和报告模板。只有主数据输入屏幕可用。
用户将能够更高效、更准确地输入数据。由于格式的原因,数据的准确性和速度并不多。

MS Access 的优势

现在在这个 MS Access 教程中,我们将学习使用 MS Access 应用程序的优点/好处:

  • Access 可在几分钟内提供功能齐全的关系数据库管理系统。
  • 易于将来自多个来源的数据导入 Access
  • 你可以根据个人和公司需求轻松自定义 Access
  • Microsoft Access Online 可以很好地与许多在 Windows 操作系统上运行的开发语言配合使用
  • 它坚固而灵活,可以执行任何具有挑战性的办公室或工业数据库任务。
  • MS-Access 允许你链接到其现有位置中的数据,并将其用于查看、更新、查询和报告。
  • 允许你创建表、查询、表单和报告,并在宏的帮助下进行连接
  • Access 中的宏是一种简单的编程结构,可用于向数据库添加功能。
  • Microsoft Access online 可以在存储在不同平台上的各种数据集之间执行异构联接

MS Access的缺点

这是使用 MS Access 的缺点

  • Microsoft Access 数据库对中小型企业部门很有用。但是,它对大型组织没有用
  • 与MS SQL Server或 Oracle等dbms系统相比缺乏稳健性
  • 数据库中的所有信息都保存在一个文件中。这会减慢报告、查询和表单的速度
  • 技术限制是 255 个并发用户。但是,实际限制只有 10 到 80 个(取决于你使用的应用程序类型)
  • 与其他 Microsoft 程序相比,它需要更多的学习和培训

如何启动 Microsoft Access

注意:我们假设你安装了与 Microsoft Office 365 软件包捆绑在一起的最新 Microsoft Access。

有两种方法可以启动 MS Access。

  1. 在 Windows 中,“开始”按钮。
  2. 从桌面,右键单击>“新建”选项。

现在在这个 Microsoft Access 教程中,让我们看看使用两种方式启动 MS Access:

选项 1)access数据库示例: 从 Windows,开始按钮。

步骤 1)单击“Windows”图标。你将找到已安装程序的列表。

步骤 2)检查并单击访问图标。

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步骤 3)将出现 MS Access 应用程序窗口

Microsoft access数据库实例教程:通过示例学习MS Access

步骤 4)按“Esc”

结果:这将打开 MS Access windows 应用程序

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选项 2) 从桌面,“新建”选项。

步骤 1)从桌面右键单击,然后单击“新建”

步骤 2)单击“Microsoft Access 数据库选项”

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步骤 3)下面将出现 MS Access 应用程序窗口

Microsoft access数据库实例教程:通过示例学习MS Access

步骤 4)按“Esc”

结果:这将打开 MS Access windows 应用程序

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access数据库实例教程:如何创建数据库

在我们创建数据库之前,让我们快速了解什么是数据库的整体图景,特别是参考 MS Access。

让我们从几个真实的 Microsoft Access 数据库示例开始:

  • 我们有藏书的书柜,
  • 我们有 i-pods,里面有很多音乐和案例。

同样,我们的 MS Access 数据库是 MS Access 中所有相互关联的表、查询、表单、报告等的家。

从技术上讲,数据库以组织良好的方式存储数据,以便于访问和检索。

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在 SQL Access 中创建数据库有两种方法:

  1. 从模板创建数据库
  2. 创建一个空白数据库

让我们深入了解每个细节:

access数据库入门教程:从模板创建数据库

  • 在很多情况下,我们需要从一些现成的数据库模板开始,以满足给定的需求。
  • MS Access 为已定义数据结构的此类数据库需求提供了许多即用型模板。
  • 你可以根据我们的要求进一步自定义模板结构。
  • MS Access 数据库示例包括联系人、学生、时间跟踪等。

从模板创建数据库的步骤

步骤 1)打开 MS Access 应用程序,单击 File 

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结果将出现以下窗口。所有数据库模板都显示在下面。

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步骤 2)我们可以通过单击来选择任何模板。单击联系人模板以获得进一步的尊重。

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步骤 3)文件名框将出现默认文件名。

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步骤 4)输入新名称。

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第 5 步)点击“创建”。

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结果: Guru99_Contact 数据库已创建,将出现以下窗口。

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步骤 6)或者,你可以单击左侧导航窗格中的任何对象并打开该对象以供进一步参考和工作。

例如,单击“联系方式”表单将打开“联系方式”表单,如下所示。

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创建一个空白数据库

步骤 1)打开 MS Access 应用程序,单击文件 > 新建

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步骤 2)单击“空白数据库”。

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步骤 3)文件名框将出现默认文件名。

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步骤 4)输入新名称

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第 5 步)点击“创建”。

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结果: Guru99 数据库已创建,下面的窗口将出现。

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如何创建表

在此 Microsoft Access 教程中,将数据存储在数据库中的第一步是创建数据所在的表。创建表后,我们可以继续在表中插入行。

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在 MS Access 中创建数据库有两种方法

  1. 设计视图创建表
  2. 数据表视图创建表

access数据库用法指南:创建表 - 数据表视图

access数据库示例如下:

步骤 1)首先单击创建选项卡。然后从组中,单击

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步骤 2)系统将显示使用“Table1”名称创建的默认表。

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步骤 3)重命名列,请双击列标题并输入新列名称。

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请注意,Course_ID 的数据类型是“自动编号”。'因此这也是表的唯一键。

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步骤 4 ) 你可以通过单击“添加和删除”组中的任何类别来添加列。或者,你也可以通过单击“单击添加”来添加列

例如,单击添加和删​​除”组中的“短文本” 。

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步骤 5)将添加列,默认名称为“Field1”。

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步骤 6)单击标题并重命名为“COURSE_NAME”。

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步骤 7)按 'Ctrl + S' 并输入新表名以保存该表。

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步骤 8)你还可以通过单击“名称和标题”为任何列保存新的名称、标题和简短说明点击它

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步骤 9)将出现对话框。添加以下内容,然后单击“确定”

  • 'Name' – 这是列的实际名称。
  • 'Caption' - 这是列的用户视图名称。
  • 'Description' - 这是列名称的简短描述。
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结果:名称、标题和说明现已存在。

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创建表 - 设计视图

步骤 1)首先单击创建选项卡。然后从表组中,单击表。

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步骤 2)出现表格对话框。为每个字段输入文件名、数据类型描述。

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步骤 3)要将 Course_ID 添加为主键,请选择它并单击“主键”。Course_Id 将在 KEY ICON 之前,如下所示:

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步骤 4)按“Ctrl+S”。输入表名并单击确定

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结果:

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access数据库实例教程:如何在数据表和设计之间切换视图

现在在这个 MS Access 教程中,我们将学习如何在数据表和设计之间切换视图:

要在数据表(电子表格视图)和设计视图之间切换视图,请单击访问功能区(显示在主页/帮助/设计选项卡中)左上角的“查看”按钮。然后单击你需要显示的视图。

例如:假设你要从“设计视图”切换到新创建的表“Course_strength”到“数据表”视图。

步骤 1)单击数据表视图

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结果:

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access数据库入门教程 - 添加数据

  • 你已创建表 Course 和 Course_Strength。
  • 有两种方法可以添加数据。一个是数据表视图,另一个来自表单。在本节中,我们将学习从数据表视图添加数据。
  • 无需手动保存数据。单击其他行后,Access 会自动保存数据。
  • 添加数据时唯一需要注意的是,你应该输入正确的数据类型,即,如果将列定义为数字,我们只能添加数字而不是文本。

让我们打开你之前创建的 Access 数据库,在你的表中添加一些数据

步骤 1)选择“课程”表

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步骤 2)在功能区中选择数据表视图选项并通过在其中输入值来添加一些数据。更新的数据将被自动保存。

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现在假设你要删除课程名称为“My SQL”的4行。

步骤 3)通过单击最左侧的列并右键单击该行来选择该行。选项菜单将与“删除记录”选项一起出现

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步骤 4)将出现确认删除记录的弹出窗口。点击“确定”

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结果:

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总结视图:

数据表视图:

显示在视图中,允许你将原始数据输入到数据库表中。

设计视图:

显示视图,允许你在数据库表中输入字段、数据类型和说明。

access数据库用法指南:表单

  • 表单是一个数据库对象,你可以使用它为数据库应用程序创建用户界面。
  • 它主要用于简化数据输入或编辑过程。
  • 表单中的数据可以从一个或多个表中选择。
  • 表单还可用于控制对数据的访问,例如哪些字段或数据行对哪些用户可见。
  • 表单有一个表单视图。
  • 帮助你通过轻松创建新数据来显示实时数据。

要了解表单,让我们首先联系人表中创建两个新记录(来自此处讨论的预建联系人数据库)

步骤 1)从左侧导航中选择“联系人”表。

步骤 2)通过在两行中输入一些相关数据来创建两行。

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创建表单,然后我们将看到如何利用表单来轻松显示、编辑和创建新数据。

如何创建表单

创建表单有四种主要方法,如下所述:

  • 表单向导
  • 表单
  • 多项
  • 拆分表格

让我们一一看看创建表单的每个选项:

1.access数据库示例:使用表单向导创建

此选项允许用户使用向导创建表单,并从可用的列表单列表中选择传统选择窗口格式的列。

步骤 1)单击“表单向导”。

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步骤 2)系统将显示在屏幕下方。

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步骤 3)选择要以最终形式显示的列。

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结果: ID被选中

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步骤 4)按照上面步骤 3 中的说明继续选择所有必需的列,然后单击“下一步”。

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步骤 5)将出现布局选择框,允许用户选择不同类型的表单布局。点击下一步'

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步骤 6)输入表单名称为“Contact_Form”,然后单击“完成”。

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结果: Contact_Form 现在存在,所有列都显示在选定列列表中的步骤 4 中。

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2.使用Form创建 - access数据库实例教程

这是创建表单的最简单方法,它将:

  • 默认情况下,填充“表单视图”中选定表中的所有列,
  • 用户可以手动删除不需要的列

步骤 1)选择我们要为其创建表单的表,然后单击“表单”。

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步骤 2)将出现以下窗口。

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步骤 3)右键单击我们不想成为最终表单一部分的任何单元格,然后单击“删除”。

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结果:“传真号码”字段现在不存在。

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步骤 4)按 'Ctrl+S' 并输入新的表单名称为 'Contact_Form2'。单击“确定”。

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结果:名称为“Contact_Form2”的新表单存在于“表单”部分下。

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3. access数据库用法指南:通过“多个项目”创建表单。

这是另一种类型,其中所有已创建的记录将显示在表单中,并带有添加新记录的选项。

步骤 1)从“创建”选项卡。单击“更多表单”并选择“多个项目”。

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结果:在多行下方,将出现窗口

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步骤 2)按“Ctrl+S”。输入新的表单名称,然后单击“确定”。

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结果:名为“Contact_Form_Multiple_Item”的新表单存在于“表单”部分下。

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4. 通过“拆分表单”创建表单。

它是简单窗体和拆分窗体的混合,这种窗体在拆分窗口中提供窗体和数据表的视图。

用户在表单中输入的任何内容都可以立即直接在数据表视图中看到,反之亦然。

步骤 1)从“创建”选项卡中,单击“更多表单”并选择“拆分表单”。

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结果:下面的窗口将与表格和数据表一起出现。

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步骤 2)按 'Ctrl+S' 并输入新的表单名称。单击“确定”。

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结果:名称为“Contact_Form_Split”的新表单存在于“表单”部分下。

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通过表单编辑现有记录。

  • 表单的特点之一是我们可以直接从表单编辑值和数据。
  • 它更加用户友好,因为与表中的行格式相比,表单具有更好的选定字段可见性,并且用户可以进行直接更新。
  • 这些从表单更新的值也将立即反映在原始表中。

让我们来看看如何编辑表单中的值:

步骤 1)点击“Contact_Form”

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步骤 2)更新“Contact_Form”值上的一些值

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步骤 3)双击“联系人”表。

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结果:更新的值存在于原始表记录中。

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access数据库入门教程:将记录添加到表单。

  • 表单还提供了添加记录的灵活性。
  • 同样,与以行形式添加记录相比,这是一种用户友好且吸引人的添加记录方式。
  • 在这里,我们将从上面创建的“Contact_Form_Split”中获取拆分的 Microsoft Access 数据库示例。

步骤 1)打开“Contact_Form_Split”

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步骤 2)要添加记录,请单击“新建(空白)记录图标”。

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结果:新记录窗口出现在:

  1. 表单视图和
  2. 数据表视图。
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步骤 3)手动填写表单中的数据。请注意,在拆分形式中,所有数据也将自动反映在下面的数据表中。

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步骤 4)双击“联系人”表。

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结果:新记录更新为从表单“Contact_Form_Multiple_Item”添加的“联系人”表

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access数据库实例教程:报表

  • 报表是 MS Access 中的一个对象,旨在以有组织的方式格式化、计算和打印所选数据。
  • 它包含来自表格的信息以及报表设计中的信息。
  • 报告很有用,因为它们允许你以易于阅读的格式显示数据库的所有信息。

让我们以“联系人”数据库默认报告“电话簿”的 MS Access 数据库为例。

access数据库示例如下:

步骤 1)单击“报告”部分下的“电话簿”。系统将打开内置的“电话簿”报告。

它将显示联系人姓名、家庭、公司和手机名称

对于存在的每个记录。

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步骤 2)现在假设我们要将报告标题从“家庭”编辑为“家庭号码”。右键单击并单击“设计视图”。

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系统将在设计视图中打开报告。

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步骤 3)编辑要更新的名称,然后按“Ctrl+S”。

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步骤 4)双击报告下的“电话簿”

结果:标签从“家庭”更新为“家庭电话”。

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  • MS Access 中的宏是一项节省时间的功能,可让你添加功能或自动执行简单的任务。
  • 经常使用的步骤可以使用宏自动化
  • 它可以添加一种快速简便的方法将所有其他对象链接在一起以创建一个简单的数据库应用程序。

让我们以“Contact”数据库默认宏“AutoExec”的 Microsoft Access 数据库为例。

步骤 1)单击“报告”部分下的“AutoExec”。系统将打开内置的“欢迎”宏。它将显示欢迎说明和其他与联系人数据库相关的数据,该数据库的代码为默认的“AutoExec”宏

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步骤 2)如果要查看此宏背后的代码,请右键单击。

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结果:

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access数据库用法指南:模块

  • 它是作为一个单元存储在一起的用户定义函数、声明、语句和过程的集合。
  • 它可能是一个独立的对象,具有可以从 Access 数据库中的任何位置调用的函数。

来自“联系人”数据库​​的 MS access数据库示例

步骤 1)点击“modMapping”

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结果:

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access数据库实例教程总结如下

  • Microsoft Access 是Microsoft 提供的数据库管理系统。
  • 允许你创建表、查询、表单和报告,并在宏的帮助下进行连接
  • MS-Access 将使你能够链接到其现有位置中的数据,并将其用于查看、更新、查询和报告。
  • Access 由四个主要数据库对象组成:表、查询、表单和报告。
  • 两种方法,以在SQL Access中创建数据库
  • 模板创建数据库
  • 创建一个空白数据库
  • 两种方法,以在MS Access创建数据库
  • 设计视图创建表
  • 数据表视图创建表
  • 只需单击 Access 程序左上角的“查看”按钮,即可在数据表和设计视图之间切换。
  • 可以使用 Form Wizard、Form、Multiple Item、Split Form 创建表单
  • MS Access 数据库中的宏是一项节省时间的功能,可让你添加功能或自动执行简单的任务。
  • 报表是 MS Access 中的一个对象,旨在以有组织的方式格式化、计算和打印所选数据。
  • 模块是用户定义的函数、声明、语句和过程的集合,它们作为一个单元存储在一起。

以上就是access数据库入门教程的全部内容,希望可以帮助到你,如有问题,请在下方评论指出。

木子山

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